Protocole d’entrée en EHPAD : la constitution de votre dossier

En vieillissant, une personne âgée perd son autonomie et le maintien à domicile n’est plus possible, tout comme les solutions d’hébergement alternatif. L’EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) apparaît alors comme la solution la plus adaptée. Toutefois, l’entrée en EHPAD est un changement de vie considérable pour la personne âgée et sa famille. Aussi, il convient de la préparer en amont.  

Le protocole d’entrée en EHPAD se compose de plusieurs étapes : définition des critères de recherche d’un établissement, visites de plusieurs structures, choix de l’EHPAD et envoi du dossier d’admission, visite de pré admission.

Comment bien préparer son admission en EHPAD

Avec l’accueil familial, la colocation seniors ou les maisons de retraite, l’EHPAD fait partie des solutions d’hébergement disponibles pour les personnes âgées. Le choix de la structure accueillante dépend du degré de dépendance de la personne âgée, de son besoin de bénéficier ou non d’un suivi médical et de ses attentes.  

Bien définir les critères de recherche d’un EHPAD

La première étape d’une procédure d’admission en EHPAD est la définition des critères de recherche de l’établissement. Plusieurs éléments sont à prendre en compte par le senior et sa famille : 

• Les préférences géographiques ;
• La durée du séjour (hébergement temporaire ou à durée indéterminée) ;
• Le niveau de dépendance et la prise en charge nécessaire ;
• Le budget de la personne âgée.

Visiter plusieurs EHPAD

Ensuite, il convient de visiter plusieurs établissements avant de déposer un dossier de demande d’admission. Le choix de l’EHPAD n’est pas anodin puisqu’il s’agira d’un nouveau lieu de vie pour la personne âgée demandeuse, impliquant de nouvelles habitudes. 

Lors de la visite, il est souhaitable de vérifier : 

• L’environnement général de l’EHPAD (situation géographique, accessibilité, cadre de vie, ambiance, accueil, accompagnement…)
• Les chambres (équipement, agencement…)
• La prise en charge médicale (composition du personnel soignant, pathologies prises en charge dans l’établissement…)
• Le type d’alimentation (cuisine faite sur place ou restauration collective…)
• Les activités proposées (présence ou non d’une équipe d’animation quotidiennement…)
• Les dispositifs de sécurité (barres d’appui, caméras de surveillance…)
• L’acceptation des demandes des bénéficiaires de l’aide sociale à l’hébergement (ASH). 

Une fois l’établissement choisi et avant l’admission, il est possible pour le futur résident et ses proches de participer aux journées portes ouvertes ou encore de venir déjeuner au sein de l’EHPAD. Le but est de lui permettre de se familiariser avec son nouvel environnement et de commencer à nouer des liens avec les résidents et le personnel de l’établissement. 

Comment se compose le dossier d’admission en EHPAD ?

Depuis juin 2012, les demandes d’admission en EHPAD sont unifiées. Le dossier comprend deux volets (médical et administratif) mais il est unique. 

Une fois complet, il peut être adressé aux établissements souhaités. Il est à remplir en un seul exemplaire et à photocopier en fonction du nombre d’établissements visé.

Volet médical

Le volet médical du dossier de demande d’admission permet au médecin coordonnateur de l’établissement d’émettre un avis sur la capacité de l’EHPAD à prendre en charge le demandeur selon son niveau de médicalisation et au regard de la capacité de soins de l’établissement.

Il doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou un autre médecin de la personne âgée. Il doit être transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement. 

Il comprend des informations médicales sur le demandeur : antécédents médicaux, chirurgicaux, psychiatriques ; pathologies et état de santé au moment de la demande ; traitements en cours ; données sur l’autonomie, etc.

Volet administratif

Le volet administratif de la demande doit être renseigné par la personne concernée ou toute autre personne de l’entourage habilitée à le faire (famille, personne de confiance, travailleur social, personne chargée de la protection juridique, etc.). Il doit être signé par le demandeur ou son représentant légal.

Il vise à réunir des informations sur l’état civil de la personne demandeuse, le lieu de vie à la date de la demande, les coordonnées du médecin traitant, le mode de financement des frais de séjour envisagé, etc.

Documents à fournir

Le dossier de demande d’admission doit être accompagné des pièces justificatives suivantes : 

• Photocopie de la carte nationale d’identité ou du passeport ;
• Photocopie de la carte de séjour pour les étrangers ;
• Photocopie du livret de famille ;
• Photocopie de la carte vitale ou attestation de couverture maladie universelle (CMU) ;
• Photocopie de l’attestation de mutuelle ou couverture maladie universelle complémentaire (CMUC) ;
• Justificatifs attestant du montant de retraite ;
• Photocopie du dernier avis d’imposition ou de non-imposition ;
• Notification du conseil départemental du droit à l’aide sociale (le cas échéant) ;
• Notification de l’allocation personnalisée d’autonomie (APA) à domicile pour l’accueil temporaire (le cas échéant) ;
• Notification de l’APA en établissement pour l’hébergement permanent (le cas échéant) ;
• Photocopie de l’ordonnance juridique de mise sous protection juridique de la personne (le cas échéant).

Retrouvez ici le dossier de demande d’admission

Le dossier peut être adressé par courrier postal ou électronique à chaque établissement envisagé. 

Validation du dossier : comment se passe l’entrée en EHPAD ?

Après le dépôt du dossier d’admission, une visite de pré-admission est organisée. Elle a pour but de vérifier que la prise en charge proposée par l’établissement est en adéquation avec les besoins du futur résident. À cette occasion, ce dernier rencontre le responsable de l’établissement, seul et avec ses proches, ainsi que le médecin coordonnateur. 

Avant l’arrivée du nouveau résident, le personnel de l’EHPAD veille à préparer sa chambre, ouvrir ses dossiers administratifs et médicaux, et à communiquer auprès de l’équipe médico-sociale les informations utiles le concernant. Pour un accompagnement optimal de la personne, une fiche reprenant les habitudes de vie du résident, les soins personnels et les risques potentiels est mise en place. 

Lors de l’entrée en EHPAD, des documents sont remis au résident, pour formaliser la relation entre la personne accueillie et l’établissement (contrat de séjour) et pour informer le résident et sa famille de l’organisation de l’établissement (livret d’accueil).

Contrat de séjour

Le contrat de séjour vise à formaliser la relation entre le résident et la structure d’accueil. Il est obligatoire et signé par le résident ou son représentant légal. Celui-ci décrit les conditions de séjour, les règles de facturation en cas d’hospitalisation, les conditions de résiliation du contrat, les prestations proposées et leur tarif. 

Il est conseillé au résident d’annexer au contrat de séjour un état des lieux contradictoire de son espace privé ainsi qu’un inventaire des biens personnels apportés dans sa chambre.

Livret d’accueil

Lors de son entrée en EHPAD, un livret d’accueil est remis au résident. Celui-ci contient : 

• La charte des droits et libertés de la personne accueillie (principe de non-discrimination, droit à un accompagnement adapté…)
• Le règlement de fonctionnement de l’établissement (droits et devoirs des résidents, règles de vie en collectivité, organisation des locaux collectifs et privés, sécurité des personnes et des biens…)

Quid de l’admission en EHPAD pendant l’épidémie de Covid-19 ?

Au cœur de la crise sanitaire, le protocole d’entrée en EHPAD a évolué. Les admissions ont été interrompues, sauf en cas d’urgence. Les protocoles sanitaires recommandaient, en outre, des isolements pour les personnes ayant été en visite à l’extérieur et risquant d’avoir contracté le Covid-19. Les visites de l’entourage du résident étaient soumises à la prise de rendez-vous préalable.

Aujourd’hui, les restrictions à l’accueil de nouveaux résidents ont été levées, rendant les admissions possibles. Le senior n’a pas l’obligation de présenter un pass vaccinal. Toutefois, si la personne âgée n’est pas vaccinée, le personnel doit l’informer du processus de vaccination contre le Covid. Lors de l’admission, aucun isolement préventif ni quarantaine n’est obligatoire. En revanche, pour les personnes positives au Covid, l’isolement d’une semaine est obligatoire; l’objectif étant de préserver l’état de santé des autres résidents. Le senior ayant contracté le Covid peut sortir de son isolement au bout de 5 jours si son test PCR ou antigénique est négatif. Enfin, dans un contexte de reprise épidémique, les visites sont soumises au respect des gestes barrières et le port du masque est obligatoire.

Sources externes : 

• Comment faire une demande d’admission en EHPAD ?
• EHPAD et Covid-19 : protocols de sécurité pour les personnes à risque